La digitalización ya comienza a ser indispensable en el día a día de cualquier tipo de empresa sea cual sea su tamaño. La pandemia nos ha obligado de golpe a utilizar herramientas que permiten seguir trabajando juntos pero sin estar en la misma ubicación, implicando un cambio de hábitos con los que hemos descubierto avances maravillosos que nos hacen muchísmo más productivos. Lo mejor de todo es que estos avances ya existían anteriormente, pero nunca nos atrevíamos a usarlos.
Ofimática colaborativa
No obstante hay muchas cosas en común con lo que se hacía antes, como la ofimática. Todos trabajamos con gestores avanzados de correo, procesadores de texto, hojas de cálcuo, presentaciones y demás aplicaciones absolutamente imprescindibles para nuestras tareas.
Si interconectamos todas esas herramientas, le añadimos aplicaciones productivas y las gestionamos de forma centralizada obtenemos la ofimática colaborativa, que permite entre otras cosas:
- Compartir archivos y modificarlos en grupo
- Compartir calendarios para establecer fechas de reuniones y/o actividades
- Compartir contactos y mantenerlos actualizados en toda la empresa
- Contactar de forma directa con el equipos: Chat, llamada o videollamada
- Establecer tareas y controlar su ejecución, tanto a nivel personal como en equipo
- Disponer de toda la información y aplicaciones en cualquier dispositivo de forma instantánea
- Integrar la línea telefónica con nuestras aplicaciones para poder emitir, recibir y gestionar llamadas y mensajes
- y muchísmas funcionalidades más que existen y se añaden a diario.
Aprovechar las herramientas para aumentar la productividad
Seguro que para el lector la mayoría de los puntos anteriores le suenan a música celestial, lógico. Pero lo más interesante de estos servcios es la sencillez con la que son implantados y su coste es más que asequible. Existen muchísimo material formativo colgado en la red a disposición de cualquier usuario (vídeos, manuales, foros, etc) y se paga por usuario al mes, de manera que el coste invertido es directamente proporcional al tamaño de la empresa.
Analizando el trabajo que nos ahorra el uso de estas herramientas podemos asegurar que el aumento de la productividad y el ahorro de costes es sorporendentemente inminente. Y se refleja en las ventajas que nos aportan desde el principio:
- Reducción de duplicidades en las tareas
- Aumento de la comunicación y la consiguiente reducción de errores
- Aumento de la seguridad e integridad en los datos y archivos de trabajo
- Organización en la documentación y estructuras de equipos
- Control de los accesos y modificaciones de datos sensibles (para cumplir normaticas ISO o RGPD)
- Disponibilidad inmediata de los datos y aplicaciones en cualquier circunstancia
- Integrabilidad con la mayoría de las herramientas cotidianas que ya son conocidas
- Etc, etc, etc
Sin duda, animo a todas las empresas a dar el paso y aprovechar las oportunidades que se nos presentan, como son las ayudas gubernamientales, la predisposición al cambio que ha generado la pandemia o el aumento de la oferta que reduce bastante los costes.
Como agentes digitalizadores homologados por red.es os animamos a contar con nuestra ayuda y experiencia en este tipo de proyectos.